Современный секретарь, офис-менеджер: слагаемые успеха

О программе
Содержание
Преподаватели

Продолжительность обучения: 32 ак. ч.

СессияДаты проведения
I 3-4 февраля 2015 года
с 10.00 до 17.00
II 3-4 марта 2015 года
с 10.00 до 17.00

У секретаря особое положение в организации: он фактически первый человек после руководителя. В задачи секретаря входят коммуникативная, информирующая, организующая, фильтрующая, барьерная, сервисная и множество других функций. Специалисты в этой области деятельности необходимы в любой организации, и их профессионализм зачастую определяет отношения с партнерами/клиентами, имидж компании и общий успех.

Интегрированный курс состоит из модулей:

  • секретарь - лицо компании;
  • рабочее место секретаря, планирование рабочего времени и работа с информацией;
  • взаимодействие с руководителем и коллегами;
  • секретарь и телефон, телефонный этикет;
  • деловой протокол для секретарей;
  • организация и проведение совещаний, встреч, переговоров, официальных приемов;
  • секретарь и вопросы делопроизводства в компании.

Для профессиональных секретарей, ориентированных на развитие и стремящихся усовершенствовать работу офиса, сделать ее более целенаправленной, системной и комфортной как для клиентов, так и для сотрудников.

По окончании бизнес-курса участникам выдается свидетельство БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ и справка об обучении государственного образца.

I СЕССИЯ (3-4 февраля 2015 года)

Модуль 1: СЕКРЕТАРЬ - ЛИЦО КОМПАНИИ

Квалификационные требования к секретарю.
Основное содержание профессии, функции секретаря, обязанности, права.
Должностная инструкция.
Профессиональные качества секретаря.
Профессиональный имидж: вербальный, невербальный (кинетический).
Стиль секретаря: костюм, обувь, аксессуары, макияж, прическа, парфюмерия.
Деловой набор. Поведение и манеры. Деловые качества.
Двадцать навыков профессионала.

Модуль 2: РАБОЧЕЕ МЕСТО СЕКРЕТАРЯ. ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ И РАБОТА С ИНФОРМАЦИЕЙ

Рабочее место секретаря.
Предметы первой необходимости в офисе. Необходимая спецлитература.
Сервировочные и хозяйственные принадлежности. Продукты и напитки. Аптечка. Предметы личной необходимости.
Планирование рабочего времени. Временная инвентаризация рабочего дня.
Способы создания резерва времени: сортировка информации, расстановка приоритетов, выделение главного и срочного.
Схема рабочего дня секретаря.
Получение необходимой информации, уточнение непонятой информации.
Особенности приема, хранения и передачи устной и письменной информации.

Модуль 3: ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С РУКОВОДИТЕЛЕМ И КОЛЛЕГАМИ

Содержание и формы профессионального взаимодействия с руководителем и коллегами: служебная вертикаль - отношения в системе «руководитель-подчиненный»; служебная горизонталь - отношения в системе «коллега-коллега».
Система подчинения. Если руководителей несколько. Приоритетность выполнения поручений.
Строгое соблюдение конфиденциальности.
Правила взаимодействия секретаря с руководителем, рекомендации по оказанию влияния на руководителя, условия идеальных взаимоотношений с руководителем.
Способы и приемы взаимодействия секретаря с сослуживцами.

Модуль 4: СЕКРЕТАРЬ И ТЕЛЕФОН. ТЕЛЕФОННЫЙ ЭТИКЕТ

Основные правила телефонного этикета
Телефонная вежливость. Основные виды вежливости: корректность, учтивость, деликатность, тактичность. Ограничения в телефонном общении: что можно и что не следует говорить по телефону. Фразы, которых необходимо избегать.
Корпоративные стандарты телефонного общения
Звонки входящие и исходящие. Схема ответа на звонки. Регистрация звонков, фильтрация звонков. Формы приветствий и представлений. Деловой тон. Выбор индивидуального стиля общения, соответствующего имиджу компании. Недочеты в телефонном общении, которые отрицательно влияют на имидж компании.
Проблемные разговоры по телефону
Анализ проблемной ситуации. Основные типы собеседников, особенности общения. Работа с навязчивостью, недоверчивостью, наглостью, занудством, раздражением. Работа с претензиями абонента. Бесконфликтное общение. Сдержанность и эмоциональная дистанция, сохранение самообладания.

II СЕССИЯ (3-4 марта 2015 года)

Модуль 5: ДЕЛОВОЙ ПРОТОКОЛ ДЛЯ СЕКРЕТАРЯ

Работа с клиентами и посетителями
Создание имиджа компании с приемной.
Организация приема посетителей:

  • подготовка встречи, организация пространства;
  • установление контакта с посетителем, формирование первого впечатления;
  • выбор тактики поведения;
  • умение расположить к себе собеседника;
  • выявление потребности клиента с помощью умения задавать вопросы и вести разговор;
  • доклад руководителю о посетителе, порядок представления и знакомств;
  • что делать в "форс-мажорных" ситуациях (непредвиденная задержка и пр.), предоставление необходимой информации. 

Памятка секретарю по приему посетителей.
Кофе-этикет
Когда и как предлагать чай-кофе, требования к посуде, как разносить и расставлять чай-кофе, посуду, сахар и др. Рецепты приготовления кофе.

Модуль 6: ОРГАНИЗАЦИЯ И ПРОВЕДЕНИЕ СОВЕЩАНИЙ, ВСТРЕЧ, ПЕРЕГОВОРОВ, ОФИЦИАЛЬНЫХ ПРИЕМОВ

Классификация  деловых совещаний, подготовка и обслуживание.
Подготовка зала для переговоров.
Встреча партнеров. Организация предварительной беседы в кабинете руководителя.
Участие секретаря в проведении переговоров: работа в приемной, протоколирование.
Виды официальных приемов: «бокал шампанского», «завтрак», «коктейль», «а ля фуршет», «жур фикс» и др. 
Участие секретаря в организации деловых приемов и культурной программы.
Правила поведения во время приемов, презентаций.
Выбор подарков деловым партнерам по поручению руководителя. Визитные карточки.

Модули 7- 8: СЕКРЕТАРЬ И ВОПРОСЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КОМПАНИИ

Классификация документов.
Нормативно-правовая и методическая база делопроизводства организации.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденная Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь 19.01.2009 № 4.
Требования к оформлению документов в соответствии со стандартом СТБ 6.38-2004.
Порядок оформления, виды бланков организации.
Составные части (реквизиты) документа.
Подписание, согласование и утверждение документа. Удостоверение печатью.
Оформление управленческих решений руководства: приказы, указания, распоряжения, решения.
Организация работы с документами.
Ведение внутренней и внешней переписки.
Формы и порядок регистрации исходящей, входящей и внутренней корреспонденции.

По окончании бизнес-курса участникам выдается свидетельство БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ и справка об обучении государственного образца.

Ирина Толкач

Бизнес-коуч, бизнес-тренер, Sales Specialist Certificate, Certificate Train the Trainer, член глобальной ассоциации специалистов по маркетингу и продажам AMS ASSOCIATION.

Читать далее
Заявка на обучение
тел. +375 (17) 218-14-56 (57-59)


Количество участников:
тел. +375 (17) 218-14-56 (57-59)

Менеджер программы:

Заказать звонок
Видеогалерея
SMART MBA – это бизнес-образование европейского уровня для собственников бизнеса, руководителей высшего звена и молодых предпринимателей.
SMART MBA – это бизнес-образование европейского уровня для собственников бизнеса, руководителей высшего звена и молодых предпринимателей.
Видеоотчет о презентации программы Современный менеджер. Smart MBA. БИЗНЕС-ШКОЛА XXI ВЕК-КОНСАЛТ
Выпускники БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ делятся своим опытом и достижениями после обучения, рассуждают о необходимости получения специального бизнес-образования.
Презентацию проводит заместитель директора БИЗНЕС-ШКОЛЫ XXI ВЕК-КОНСАЛТ, директор программы Современный менеджер Smart MBA, Татьяна Чердынцева
Публикации
Большинство молодых людей, которые только начинают свою карьеру на новом рабочем месте, даже и не задумываются о том, чтобы стать лидером. 
Многие собственники бизнеса и топ-менеджеры, решив заняться разработкой стратегии, испытывают в итоге разочарование. Время и деньги потрачены, а результат часто — «ерундой какой-то занимались». Открыто многие в этом не признаются. Вместе с тем недовольство есть.
© 2001-2017, БИЗНЕС-ШКОЛА XXI ВЕК-КОНСАЛТ
+375 (17) 218-14-56
Разработка веб-сайта "Вебпрофи"